sofort bessere meetings

In vielen Firmen sitzen Mitarbeiter jeden Tag im Besprechungsraum oder in der Videokonferenz. Das kostet Zeit, viel Zeit. Nicht immer ist sie hier aber auch sinnvoll eingesetzt. Hier 3 Tipps, wie Sie sofort bessere Meetings abhalten können. Konstruktiv, effizient und profitabel für alle Beteiligten.

Das Grundproblem von Meetings: Es sind zu viele und sie sind unnötig lang. Ausufernde Besprechungen stehlen nicht nur Zeit, sie demotivieren Mitarbeiter auf Dauer, vor allem wenn es nicht genug neue Informationen oder Updates gibt und am Ende nichts Konkretes dabei herauskommt. Zudem werden Teammitglieder überlastet, wenn sie den Großteil ihrer Zeit in Besprechungen verbringen (müssen), anstatt produktiv zu sein.

So werden Ihre Meetings schnell und einfach besser

Das perfekte Meeting gibt es nicht, schließlich ist jedes Team und jede Arbeitsumgebung anders. Es gibt aber dennoch ein paar Grundregeln, die es wahrscheinlicher machen, dass die Zeit in der Besprechung gut genutzt wird und Sie am Ende sofort bessere Meetings abhalten können. Gute Meetings abzuhalten ist auch Teil einer guten Mitarbeiterführung, und sollte entsprechend ernst genommen werden. Hier unsere Tipps für Sie:

Gute Vorbereitung

Ob ein Meeting produktiv ist oder reine Zeitverschwendung, ist zunächst einmal eine Frage der Vorarbeit. Derjenige, der die Besprechung einberuft, sollte immer überlegen, welches Thema besprochen werden soll, für welche Mitarbeiter es wirklich relevant ist und was mit dem Meeting erreicht werden soll. Thema und Ziel sollte allen Teilnehmern schon im Vorfeld bekannt gegeben werden. Ebenfalls zur Vorbereitung des Meetings gehört eine klare Strukturierung, also eine Agenda, an der man sich abarbeiten kann. Auch diese muss von Anfang an festgelegt sein, sollte aber offenbleiben und Raum für neue Inputs der Teilnehmer lassen. Wann immer also ein Teammitglied einen neuen Punkt anreißt, kommt dieser auf die offene Agenda und wird später besprochen. Der Vorteil: Kein Punkt geht unter, trotzdem wir nicht ziellos zwischen verschiedenen Themen herumgehüpft.

Klarer Zeitrahmen für das Meeting

Weder lange noch tägliche Meetings sind per se schlecht. Man muss nur aufpassen, dass nicht beides zusammenkommt. Gegen tägliche Meetings ist nichts einzuwenden, solange Sie gut gemanagt werden und zum Ziel passen. Sie eignen sich zum Beispiel, um Aufgaben zu priorisieren, Teammitglieder auf den neusten Stand zu bringen, aber auch immer dann, wenn schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen. Dabei sollte aber die Arbeitszeit des Teams so wenig wie möglich beansprucht werden, damit ausreichend Zeit für die eigentliche Arbeit übrigbleibt. In sogenannten Daily Scrums, die nicht länger als 15 Minuten dauern und eventuell sogar im Stehen durchgeführt werden („Standup-Meeting“) gewöhnen sich Teams daran, effizient zu kommunizieren und zügig zu entscheiden, was insgesamt zu einer dynamischeren Arbeitsweise führt.

Ergebnisorientierte Sprache

Damit der vorgegebene Zeitrahmen eingehalten werden kann, alle Teilnehmer sollten auf eine ergebnisorientierte Sprache achten: Meetings, in denen Redebeiträge häufig mit „Wir sollten…“ oder „Man müsste…“ beginnen, führen meist zu nichts. Drücken Sie sich klar aus: Was genau brauchen Sie von wem? Wenn Sie also Informationen oder Unterstützung einer Kollegin brauchen, sagen Sie das auch: „Ich brauche von dir Information zu…“. Außerdem passiert es häufig, dass viel Zeit dafür verwendet wird, im Meeting darüber zu sprechen, was alles nicht passiert ist. Sprechen Sie besser darüber, was noch passieren muss oder was noch benötigt wird.

Gutes Management der Meetings

Damit sich alle Teilnehmenden an die oben genannten Punkte halten, ist es hilfreich, eine Person aus dem Team zu bestimmen, die das Meeting moderiert, also das Zepter in die Hand nimmt und darauf achtet, dass Thema, Ziel und zeitlicher Rahmen des Meetings nicht aus den Augen geraten, die Teilnehmenden nicht durcheinanderreden und keiner das Meeting unnötig in die Länge zieht. Am besten übernimmt die Moderation jemand, der inhaltlich nicht bzw. wenig in das Thema der Besprechung involviert ist und sich ganz auf das Managen des Meetings konzentrieren kann.

Klare Aufgabenverteilung im Meeting

Am Ende eines guten Meetings ist jedem Teilnehmer klar, welche Aufgaben von wem erledigt werden. Kann ein Team innerhalb kurzer Zeit Aufgaben identifizieren und untereinander verteilen, ist das ein Zeichen für eine produktive Meetingkultur.